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Le CEAD est à la recherche d’un(e) adjoint(e) administratif(ve) et responsable des services aux membres
Lundi 25 septembre 2017

Fondé en 1965, le Centre des auteurs dramatiques (CEAD) regroupe aujourd’hui près de 230 membres francophones du Québec et du Canada. Il est présentement à la recherche d’une personne dynamique et impliquée qui occupera le poste d’adjoint (e) administratif (ve) et de responsable des services aux membres.

Le CEAD est un centre d'accompagnement, de promotion et de diffusion de la dramaturgie francophone d'ici. Il occupe une place unique, tant par le nombre d'auteurs qu'il regroupe que par les objectifs qu'il poursuit. Il anime également les activités d'une fondation qui a pour mission de favoriser le développement de l'écriture dramatique francophone et du théâtre au Québec et au Canada.
 
FONCTION
Sous l'autorité de la direction générale, l'adjoint(e) administratif (ve) et responsable des services aux membres assure le secrétariat général et l'ensemble des services d'accueil du CEAD. Cette personne est responsable de la gestion de la base de données du CEAD et de la Fondation. Elle apporte un soutien administratif, ainsi qu'un appui à la logistique des activités internationales.
 
 
RESPONSABILITÉS
 
Secrétariat

1. Tient à jour la banque de données du CEAD (liste des membres, carnet d'adresses et autres partenaires);

2. Voit à la mise à jour des données relatives aux membres et aux artistes engagés à la pige;

3. Assiste aux conseils d'administration du CEAD et de la Fondation du CEAD, de certains comités, de l'assemblée générale des membres, prend note des délibérations et rédige les procès-verbaux;

4. Assure certains travaux de secrétariat de la direction générale;

5. Procède au classement des documents du conseil d'administration et de la direction générale;

6. Coordonne le renouvellement de l'inscription des membres, fait parvenir les avis de cotisation et en assure le suivi;

7. Coordonne le comité d'accueil des nouveaux membres;

8. Effectue des suivis auprès des partenaires éventuels et effectifs du Centre;

9. Offre un support clérical aux différents services;

10. Participe à la préparation de divers documents (rapports, formulaires, etc.) et, à la demande de la direction générale, les fait parvenir aux personnes/organisations concernées;

11. Voit à la préparation des réunions de la direction générale (suivi téléphonique, envoi de l'ordre du jour, photocopies des documents).


Soutien administratif
 
1. Voit à l'enregistrement de toutes les données comptables (achats, ventes, débours, encaissements, écritures) avec les pièces justificatives adéquates;

2. Perçoit les cotisations des membres;

3. Procède au suivi des liquidités (petite caisse);

4. Fait la préparation de la conciliation bancaire;

5. Prépare les dépôts et les chèques;

6. Effectue les paiements, dont les paies des employés;

7. Prépare et soutien la vérification financière;

8. Maintient à jour le dossier des employés, conserve les données sur l'application des conditions de travail et en assure le suivi (vacances, congé, etc.);

9. Assure le rangement des contrats (baux, assurance collective et autres);

10. Répond aux besoins en locaux, matériel, fournitures, formulaires, et voit à la disposition des salles de réunion;

11. Établit et maintient les liens avec les fournisseurs;

12. S'assure du fonctionnement des appareils de bureau : télécopieur, timbreuse, photocopieur, console téléphonique, ordinateurs;

13. Reçoit les besoins en matière d'informatique et de bureautique et en fait part à la direction générale;

14. Voit à l'entretien, à la mise à jour et au renouvellement des équipements informatiques;

15. Établit et maintient les liens avec les entreprises de services informatiques désignées;

16. Soutient le personnel au niveau des systèmes et programmes informatiques;

17. Collabore à la planification, à l'organisation et au suivi logistique des activités du CEAD et de la Fondation du CEAD;

18. Participe aux réunions d'équipe;

19. Effectue toute autre tâche demandée par la direction générale.


Accueil

1. Assure la permanence à la réception;

2. Répond aux demandes de renseignements verbales ou écrites, qu'elles soient internes et externes;

3. Dirige les demandes aux personnes responsables.

 
Soutien logistique
 
1. Appuie la logistique des activités internationales;
 
2. Effectue différentes réservations (transport, hébergement, etc.) relativement aux missions du ou de la responsable des activités internationales;

3. Effectue diverses tâches logistiques en lien avec l'accueil d'invités internationaux lors de certaines activités du Centre, notamment la série de lectures publiques.


Conditions d'accès au poste
 
· DEC en technique de secrétariat et comptabilité ou formation équivalente;

· 3 ans d'expérience à un poste similaire;

· Excellente maîtrise du français parlé et écrit;

· Compétences rédactionnelles marquées;

· Connaissance fonctionnelle de l'anglais;

· Solide connaissance en informatique;

· Maîtrise des logiciels : Suite Office, bases de données et Simple comptable;

· Connaissance générale et administrative du milieu théâtral québécois est un atout.


 
Compétences recherchées:

· Rigueur;

· Sens de l'organisation et des priorités;

· Capacité à travailler seul (e) et en équipe;

· Sens de l'anticipation des besoins.


Classe salariale:
Horaire de travail: du lundi au vendredi, de 9 h à 17 h (35h/semaine)

Rémunération: Selon les politiques internes du Centre.

Si ce défi vous intéresse, veuillez envoyer votre candidature à l'adresse rh@cead.qc.ca en indiquant le titre du poste dans l'objet de votre courriel, au plus tard le lundi 2 octobre à 17h. L'entrée en poste est le 16 octobre 2017.

 
 

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